Rechnungsverarbeitung automatisieren: OCR, KI-Prüfung, DATEV

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Wie kann ich die Rechnungsprüfung automatisieren?

Automatisierte Rechnungsverarbeitung gliedert sich in die Schritte Eingang, Auslesen, Prüfen, Freigeben und Buchen. Die Software übernimmt dabei die wiederkehrenden Aufgaben, die heute von Hand zwischen Postfach, Drucker, Scanner und DATEV laufen: Belege erfassen, Daten extrahieren, auf inhaltliche und formale Richtigkeit prüfen, zur Genehmigung weiterleiten und verbuchen. Die verbreitete Annahme, der Engpass sei das Auslesen, hält der Prüfung nicht stand. OCR und KI lesen Rechnungen heute zuverlässig. Der Engpass liegt in den Übergaben: Eingangsrechnungen werden häufig manuell gedruckt, gescannt, geprüft, freigegeben und in DATEV verbucht, und genau diese Medienbrüche kosten Zeit und erzeugen Fehler.

Warum der Medienbruch der Engpass ist

Der manuelle Ablauf sieht in vielen Mittelständlern ähnlich aus. Eine Rechnung kommt per E-Mail oder als Papierpost an, wird ausgedruckt oder eingescannt, gegen Bestellung und Lieferschein abgeglichen, per Unterschrift oder E-Mail freigegeben und schließlich von Hand in DATEV kontiert. Jede dieser Übergaben ist eine Fehlerquelle: falsche Beträge, Zahlendreher oder ein falsches Buchungskonto. Mit wachsendem Belegvolumen steigt der Aufwand im gleichen Schritt, skalieren lässt sich der Prozess nur mit mehr Personal.

1. Eingang: Trigger ist die neue E-Mail im Postfach oder der Download aus dem Lieferantenportal. Relevant sind Absender und Empfangsdatum. Übergabe: Der Beleg landet als Datei in einem definierten Ablageort, nicht im Drucker.

2. Auslesen: Trigger ist die neue Datei im Eingangsordner. Extrahierte Felder sind unter anderem Lieferantenname, Lieferantenadresse, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Fälligkeit und Skonto. Übergabe: Strukturierte Felder statt Abtipparbeit.

3. Prüfen: Trigger sind die extrahierten Felder. Geprüft werden Betrag gegen Bestellung, Steuersatz, IBAN und die Rechnungsnummer auf Duplikate. Übergabe: Ein Prüfergebnis als Status, nicht ein Stapel Papier.

4. Freigeben: Trigger ist das Prüfergebnis. Entscheidend sind Freigabestufe und Betragsschwellwert. Übergabe: Die Freigabe als Feld im Workflow, nicht als Unterschrift auf dem Beleg.

5. Buchen: Trigger ist die erteilte Freigabe. Buchungsdaten sind Konto, Kostenstelle und Buchungsschlüssel. Übergabe: Der fertige Buchungssatz in DATEV, ohne erneuten Medienbruch.

Was die Automatisierung konkret entlastet, lässt sich in drei Punkten fassen: Zeit bei Erfassung und Weiterleitung, weniger Fehler bei Beträgen und Kontierung sowie Skalierung bei wachsendem Volumen. Dass der Hebel real ist, zeigt die KPMG-Studie zur Digitalisierung im Rechnungswesen: 37 Prozent der befragten Unternehmen berichten von sofortigen Zeiteinsparungen bei transaktionalen Prozessen. Wichtig ist die Reihenfolge: erst den eigenen Ablauf in diese fünf Schritte zerlegen, dann über Werkzeuge entscheiden.

OCR und KI: was Maschinen zuverlässig lesen

Die pauschale Aussage, KI lese Rechnungen, hilft nicht weiter. Entscheidend ist der Belegtyp. Eine E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, bringt die Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar mit: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Steuersatz liegen als Datenfelder vor, nicht als Pixel. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist dagegen eine sonstige Rechnung und für die Maschine zunächst nur ein Bild mit Text.

IDP: Klassifizieren und Felder extrahieren

Für Belege ohne strukturierte Daten kommt OCR zum Zug, die optische Zeichenerkennung. IDP (Intelligent Document Processing) ergänzt OCR um zwei Schritte: die Klassifizierung, also die Entscheidung, ob ein Dokument überhaupt eine Rechnung ist und welcher Dokumentart es entspricht, und die Extraktion strukturierter Felder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Datum und IBAN. Genau nach diesem Muster bauen wir Dokumentenverarbeitung: Eingehende PDFs, Rechnungen und Scans werden klassifiziert und ausgelesen, auf Basis der Auswertung folgt die nächste Aktion im System.

Zwei Grenzen gehören zur ehrlichen Einschätzung. Erstens schwankt bei Scans die Erkennungsqualität mit der Vorlage: schlechter Druck, Handschrift oder geknicktes Papier senken die Trefferquote. Zweitens ist nicht jede Datenquelle gleich gut: DATEV stellt fest, dass strukturierte E-Rechnungsdaten deutlich bessere Buchungsvorschläge liefern als OCR-erkannte Daten. Die Konsequenz für die Praxis: E-Rechnungen direkt verarbeiten, Scans gezielt auslesen und beide Wege in einen Workflow führen, der die Daten in ein gemeinsames Format bringt.

Die E-Rechnungspflicht als Anlass

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland gilt seit 2025. Sie ist kein Grund zur Panik, aber ein konkreter Projektanlass. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen für B2B-Umsätze empfangen können. Nach der BMF-FAQ genügt dafür grundsätzlich ein geeignetes E-Mail-Postfach, eine Pflicht zur automatisierten Weiterverarbeitung folgt daraus nicht.

Ausnahmen betreffen unter anderem Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise, für die keine E-Rechnung ausgestellt werden muss. Für Grenzfälle wie grenzüberschreitende Leistungen oder Umsätze an Privatpersonen lohnt der Blick auf die konkrete Rechnungsart, bevor der Prozess umgestellt wird.

Die praktische Schlussfolgerung: Wer den Eingangsprozess jetzt automatisiert, erfüllt die Empfangspflicht und nutzt die strukturierten Daten der E-Rechnung direkt für Buchungsvorschläge, statt 2028 unter Zeitdruck nachzurüsten. Aufgeschoben ist die Sache trotzdem nicht, denn Geschäftspartner dürfen bereits heute strukturierte Rechnungen senden, und der Empfang ist verpflichtend.

DATEV-Übergabe ohne Medienbruch

DATEV ist im DACH-Raum der zentrale Integrationsanker für Buchhaltungs- und Belegprozesse. Der Weg der Belege führt über DATEV Unternehmen online beziehungsweise Belege online in die DATEV-Cloud und von dort in die Buchführung der Kanzlei. An dieser Stelle sitzt der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen: Er erzeugt seit 2021 Buchungsvorschläge aus digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen und aus der Buchungshistorie im Rechenzentrum.

Was der Service leistet

• Buchungsvorschläge erstellt eine KI aus Beleg und Buchungshistorie, sie lernt mit jeder Bestätigung und Korrektur dazu

• Vorschläge werden als sicher, unsicher oder unvollständig gekennzeichnet, markierte Pflichtfelder zeigen, wo geprüft oder ergänzt werden muss

• Als sicher eingestufte Belege lassen sich automatisch durchbuchen

• Steuerlicher Sachverhalt und Geschäftspartner-Konto werden automatisch ermittelt, bei neuen Partnern aus den Adressdaten vorgeschlagen und beim Buchen angelegt

Die Verbreitung zeigt, dass der Ansatz im Massengeschäft funktioniert: Über 9.000 Kanzleien nutzen den Service aktuell für rund 150.000 Buchführungen, und es entstehen damit durchschnittlich 12 Millionen Buchungsvorschläge pro Monat.

Die Grenze des Services liegt vor der Cloud: Er beginnt erst mit den Belegen in der DATEV-Cloud und regelt nicht den Weg dorthin. Posteingang im Mailverteiler, Downloads aus Lieferantenportalen und Papierpost bleiben außen vor, ebenso die Prüfrouten dazwischen. Zu den Voraussetzungen gehören unter anderem SKR03 oder SKR04, DATEV Unternehmen online in der Bearbeitungsform Standard und die Archivierung im DATEV-Rechenzentrum. Genau in diesem Abschnitt vor der Cloud setzt ein eigener Workflow an: Er sammelt Belege aus allen Kanälen, klassifiziert und liest sie aus und übergibt sie strukturiert nach Unternehmen online.

Freigabe und Kontrolle: Human-in-the-Loop

Human-in-the-Loop bedeutet: Ein Mensch prüft automatisierte Ausgaben, bevor sie wirken. Bei Rechnungen heißt das konkret: Als sicher eingestufte Buchungsvorschläge können automatisch durchgebucht werden, und DATEV empfiehlt ausdrücklich, auch diese Buchungen wie gewohnt zu prüfen. Unsichere oder unvollständige Fälle gehen nicht still durch, sondern landen mit markierten Pflichtfeldern als Aufgabe bei der zuständigen Person. Betragsschwellen steuern im eigenen Workflow, wer freigibt: kleine Beträge im Team, hohe Beträge bei Geschäftsführung oder Prokuristen.

Fehlerbehandlung: zurückschleifen statt still verbuchen

• Neuer Geschäftspartner: Die KI kann ein Konto aus den Adressdaten vorschlagen und anlegen, im eigenen Workflow landet der Fall zusätzlich als Prüfauftrag mit Stammdatenvergleich

• Unleserlicher Scan: Die Erkennungsqualität schwankt mit der Vorlage, der Beleg geht zurück in die manuelle Erfassung, statt als falscher Vorschlag durchzulaufen

• Abweichende Steuerdaten: Liegen Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen vor, werden mehrere Buchungsvorschläge mit Aufteilung erzeugt, der Workflow markiert den Beleg und schleift ihn an die zuständige Person zurück

Hinzu kommt der Datenschutz. Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, vom Ansprechpartner bis zur IBAN, und 65 Prozent der Unternehmen sehen Datenschutz und Datensicherheit als größte Hürde für den KI-Einsatz im Rechnungswesen. Die technische Antwort ist Datenresidenz: n8n lässt sich selbst hosten, auf dem eigenen Server oder in einer EU-Cloud, dann bleiben Belegdaten in der EU. Für besonders sensible Prozesse läuft die Dokumentenauslese auch mit lokal betriebenen Modellen ohne externe Cloud-Dienste.

Vom eigenen Prozess zum laufenden System

Der Einstieg ist eine Zerlegung des eigenen Rechnungseingangs, keine Softwarebeschaffung. Halte fest, über welche Kanäle Belege ankommen, wer welche Prüfschritte ausführt, wer bei welchem Betrag freigibt und wie die Übergabe an DATEV heute läuft. Daraus ergeben sich die Umsetzungsschritte: passende Software auswählen, sie in die bestehende Infrastruktur integrieren und die Mitarbeiter:innen schulen. Ein Projektplan mit klaren Phasen hilft dabei, die Einführung in überschaubaren Etappen zu stemmen.

Standardsoftware oder individueller Workflow?

Die Abwägung fällt leichter, wenn man sieht, wo jedes Werkzeug ansetzt. Standardsoftware und der DATEV Automatisierungsservice decken den Buchungsprozess ab, also den Abschnitt ab dem Beleg in der Cloud. Der individuelle Workflow schließt den Abschnitt davor: Posteingang bündeln, Portal-Downloads abholen, Papier scannen, Dokumente klassifizieren, Prüfrouten und Freigaben abbilden und die Belege strukturiert nach DATEV übergeben. Beide schließen sich nicht aus, sie bauen aufeinander auf. Die Richtung bestätigt die KPMG-Studie: 53 Prozent der Unternehmen nutzen KI im Rechnungswesen bereits oder bereiten den Einsatz vor, im Zentrum stehen standardisierte, repetitive Aufgaben wie die Belegverarbeitung.

Prüfe die Förderung, bevor das Projekt startet: Anträge müssen in der Regel vor Projektbeginn gestellt werden, ein Start vor Bewilligung schließt die Förderung meist aus. Der Digitalbonus Bayern läuft bis Dezember 2027, die BAFA-Förderung Unternehmensberatung bis zum 31. Dezember 2026.

Genau diese Kette vom Posteingang bis zur DATEV-Übergabe baut simon&co mit Custom AI-based Systems: Process-Audit und Automation-Opportunity-Mapping, Workflow-Design mit n8n und AI-Agents, Build, Test und Deployment, danach Monitoring, Error-Handling und Iteration. Die Freigabe bleibt dabei beim Menschen, wo es auf Kontrolle ankommt. Weitere Praxisbeispiele zu KI-Automatisierung im B2B findest du in unserem Blog. Wenn du wissen willst, welche Schritte deines Rechnungseingangs sich automatisieren lassen und wo der Medienbruch bei dir sitzt, frag ein Rechnungsprozess-Audit an.